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KEY Training & Consulting
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Key School Formação Áreas de formação Secretariado
Arquivo e Gestão Documental
(SEGD) Arquivo e Gestão Documental
 
 
Enquadramento
A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.
 
Objectivos Gerais
Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessários para a organização da documentação empresarial, com metodologia de organização, que atenda a necessidade de localização rápida dos documentos.
 
Objectivos Específicos
No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:
- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;
- Descrever o ciclo de vida dos documentos;
- Identificar unidades de arquivo;
- Apresentar os passos para uma boa gestão da correspondência;
- Resolver as questões físicas que interferem neste domínio.">
 
Destinatários/Pré-Requisitos
Este curso destina-se a todos os profissionais responsáveis por arquivos descentralizados, secretárias e funções administrativas. Público em geral.
Este curso não apresenta requisitos de acesso.
 
Modalidade de Formação
Formação de actualização/ aperfeiçoamento.
 
Forma de Organização da Formação
Formação presencial.
 
Conteúdos Programáticos
1. Introdução à gestão de arquivos (2 Horas)
1.1. Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
1.2. Difusão, circulação e arquivo
1.3. Tipologia dos documentos e suportes
1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental

2. Sistemas básicos de arquivo (2 Horas)
2.1. Alfabético, Numérico
2.2. Domínios de aplicação
2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
2.4. Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
2.5. A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação

3. Classificação por assunto (2 Horas)
3.1. Plano dicionário (descritores)
3.2. Plano ideológico hierarquizado
3.3. Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
3.4. Parâmetros a ter em conta na escolha

4. Identificar os prazos de conservação: legais, úteis, históricos (1,5 Horas)
4.1. Os textos jurídicos: aplicação e evolução.
4.2. Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia.
4.3. Os princípios de segurança e confidencialidade.

5. Suportes de informação (2 Horas)
5.1. A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
5.2. Os novos suportes da informação (Microfilmes, suportes magnéticos, discos ópticos, …)
5.3. Arquivo informático
5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critérios
5.3.2. Indexação pelos campos-chave
5.3.3. Pesquisa e listagens

6. O manual de arquivo da informação (1,5 Horas)
6.1. Importância do manual
6.2. Os aspectos que deve incluir

7. Promover o serviço de arquivo (1 Hora)
7.1. Política de comunicação interna
 
Metodologias de Formação
- Expositiva;
- Interrogativa;
- Demonstrativa;
- Activa.
 
Critérios e Metodologias de Avaliação
Avaliação Diagnóstica: aplicada no início do curso;
No final do curso o Formando irá avaliar:
- Formador;
- Acção de Formação;
- Entidade Formadora.
 
Recursos Pedagógicos
- Manual de apoio à aprendizagem;
- Textos de apoio (exercícios práticos);
- Apresentações multimédia (PowerPoint).
 
Espaços e Equipamentos
Sala tipo "escola".
- Projector de vídeo;
- Quadro Branco.
 
Condições Gerais
  • A Key School reserva-se ao direito de não realizar as acções de formação sempre que não seja atingido o número mínimo de 6 participantes;
  • Os cursos Key School destinam-se a Clientes Particulares e Clientes Empresariais sediados em território nacional;
  • Garantia de realização da acção de formação: Se pretender desde já garantir a realização da acção de formação basta que no momento da inscrição indique nas observações que pretende essa garantia. Implica o pagamento de 6 inscrições;
  • Valores isentos de IVA.
  • Para validação da inscrição, pagamento de 30% do valor total do curso.
 
Descontos
A partir do ano 2017, será atribuído um desconto de 5% no valor total de curso, aos formandos Key School que já frequentaram formações anteriores (apenas aplicável a formações 2017).
 
Próximas ações
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
 
 
Área de formação
(SEGD) Arquivo e Gestão Documental
Tipo de cliente
Empresa
Particular
Local
Porto
Lisboa
-
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