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(SEGD)

Arquivo e Gestão Documental

Enquadramento

A gestão eficaz da informação faz a diferença nas organizações, sendo uma arma poderosa nas mãos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informação “arquivada” em qualquer suporte permite a tomada de decisões. Além disso, os documentos de arquivo guardam a memória das organizações, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gestão de documentos desde que respeitem padrões internacionalmente aceites, os quais implicam a necessária cumplicidade da arquivística com a tecnologia.

Objectivos Gerais

Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessários para a organização da documentação empresarial, com metodologia de organização, que atenda a necessidade de localização rápida dos documentos.

Objectivos Específicos

No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:
- Identificar as principais características dos documentos a tratar e a guardar;
- Descrever o ciclo de vida dos documentos;
- Identificar unidades de arquivo;
- Apresentar os passos para uma boa gestão da correspondência;
- Resolver as questões físicas que interferem neste domínio.">

Destinatários

Este curso destina-se a todos os profissionais responsáveis por arquivos descentralizados, secretárias e funções administrativas. Público em geral.
Este curso não apresenta requisitos de acesso.

Modalidade de Formação

Outras acções de formação contínua (não inseridas no Catálogo Nacional de Qualificações).

Forma de Organização da Formação

Formação presencial.

Conteúdos Programáticos

1. Introdução à gestão de arquivos (1,5 Horas)
1.1. Missão de um sistema de arquivo na organização da empresa
1.2. Difusão, circulação e arquivo
1.3. Tipologia dos documentos e suportes
1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental

2. Sistemas básicos de arquivo (2 Horas)
2.1. Alfabético, Numérico
2.2. Domínios de aplicação
2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
2.4. Determinação do método de classificação adaptado às necessidades
2.5. A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação

3. Classificação por assunto (2 Horas)
3.1. Plano dicionário (descritores)
3.2. Plano ideológico hierarquizado
3.3. Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
3.4. Parâmetros a ter em conta na escolha

4. Identificar os prazos de conservação: legais, úteis, históricos (1,5 Horas)
4.1. Os textos jurídicos: aplicação e evolução.
4.2. Documentos a conservar, a prescrição, o original e a cópia.
4.3. Os princípios de segurança e confidencialidade.

5. Suportes de informação (2 Horas)
5.1. A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
5.2. Os novos suportes da informação (Microfilmes, suportes magnéticos, discos ópticos, …)
5.3. Arquivo informático
5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critérios
5.3.2. Indexação pelos campos-chave
5.3.3. Pesquisa e listagens

6. O manual de arquivo da informação (2 Horas)
6.1. Importância do manual
6.2. Os aspectos que deve incluir

7. Promover o serviço de arquivo (1 Hora)
7.1. Política de comunicação interna

Metodologias de Formação

- Expositiva; Interrogativa; e Activa.

Metodologias de Avaliação

- Avaliação diagnóstica (quando aplicável);
- Avaliação da Acção de Formação e Desempenho do Formador pelo Formando;
- Avaliação da Aprendizagem dos Formandos (quando aplicável);
- Avaliação Pós-Formação.

Recursos Pedagógicos

- Manual de apoio à aprendizagem;
- Textos de apoio (exercícios práticos);
- Apresentações multimédia (PowerPoint).

Espaços e Equipamentos

- Sala de formação com as condições necessárias ao desenvolvimento do curso.
- Projector de vídeo.
- Quadro Branco.

Condições Gerais

  • A Key School reserva-se ao direito de não realizar as acções de formação sempre que não seja atingido o número mínimo de 6 participantes;
  • Os cursos Key School destinam-se a Clientes Particulares e Clientes Empresariais sediados em território nacional;
  • Garantia de realização da acção de formação: Se pretender desde já garantir a realização da acção de formação basta que no momento da inscrição indique nas observações que pretende essa garantia. Implica o pagamento de 6 inscrições;
  • Valores isentos de IVA.
  • Para validação da inscrição, pagamento de 30% do valor total do curso.

Descontos

A partir do ano 2018, será atribuído um desconto de 5% no valor total de curso, aos formandos Key School que já frequentaram formações anteriores (apenas aplicável a formações 2018).

PRÓXIMAS DATAS

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