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KEY Training & Consulting
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Key School Formação Áreas de formação Secretariado
Secretariado de Direcção
(SEDI) Secretariado de Direcção
 
 
Enquadramento
O secretariado de direcção deve contribuir eficazmente para a organização e controlo do trabalho administrativo de uma organização/instituição, nomeadamente no âmbito da qualidade dos processos de tomada de decisão, de gestão da informação, de comunicação e de imagem organizacional.
 
Objectivos Gerais
Este curso visa preparar todos os formandos para um desempenho eficiente das funções de Secretariado de Direcção, desenvolvendo as atitudes adequadas a um bom relacionamento profissional, aprofundando conhecimentos nos diferentes domínios da sua função técnica e actualizando métodos de trabalho de modo a desempenharem a sua função de forma mais versátil e eficiente.
 
Objectivos Específicos
No final deste curso os formandos deverão ser capazes de:
- Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção;
- Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção;
- Saber organizar o trabalho e gerir o tempo;
- Conhecer as normas protocolares no contexto empresarial;
- Saber elaborar cartas; memorandos; comunicados internos; Documentação Comercial e Comunicação Escrita;
- Dominar as técnicas de atendimento pessoal e telefónico;
- Saber gerir agendas;
- Saber organizar eventos.">">
 
Destinatários/Pré-Requisitos
É destinado a profissionais que exerçam ou venham a exercer funções de Secretariado de Direcção. Público em geral.
Este curso não exige requisitos de acesso.
 
Modalidade de Formação
Formação de actualização/ aperfeiçoamento.
 
Forma de Organização da Formação
Formação presencial.
 
Conteúdos Programáticos
1. Introdução ao Secretariado (3 Horas)
1.1. Identificar as principais actividades executadas pelo secretariado de direcção
1.2. Enumerar as diferenças entre secretariado geral e de direcção

2. Organização do Trabalho e Gestão do Tempo (3 Horas)
2.1. Saber gerir o seu tempo e definir prioridades
2.2. Organizar melhor as tarefas administrativas
2.3. Desenvolver o campo de autonomia
2.4. Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência
2.5. Elaborar um plano de acção pessoal

3. Normas Protocolares no Contexto Empresarial (3 Horas)
3.1. Apresentações
3.2. Cumprimentos
3.3. Precedências
3.4. Protocolo ao telefone
3.5. Correspondência (cartas, cartões, convites e outras)
3.6. Recepção e acolhimento de visitantes
3.7. O tratamento social
3.8. Regras de cortesia e do Saber-Estar
3.9. Presentes sociais e de representação da organização

4. Documentação Comercial e Comunicação Escrita (3 Horas)
4.1. Elaborar cartas, memorandos, comunicados internos, etc.
4.2. Criar páginas de rosto para documentos
4.3. Filtrar correspondência e sua distribuição
4.4. Tratar a informação recebida
4.5. Criar mapas para apresentar resultados
4.6. Criar pastas consoante os assuntos
4.7. Organizar um arquivo

5. Técnicas de Atendimento Pessoal e Telefónico (3 Horas)
5.1. As expectativas e as exigências do público ou dos clientes
5.2. Os clientes internos e externos
5.3. Os critérios de eficácia da função atendimento
5.4. Estabelecer o contacto e uma relação positiva com o cliente
5.5. Utilizar uma atitude de comunicação eficaz
5.6. Comunicar e dialogar com o interlocutor, evitando as relações de força e a agressividade
5.7. Conhecer a importância do não-verbal e da linguagem gestual
5.8. As técnicas do atendimento telefónico. Importância do atendimento telefónico para a organização
5.9. As relações e os litígios
5.10. Os casos de atendimento difíceis

6. Gestão de Agendas (3 Horas)
6.1. Atribuição de prioridades a assuntos
6.2. A importância de registar notas de forma concisa sem deturpar nem omitir informação

7. Organização de Eventos (3 Horas)
7.1. Regras de planeamento e organização dos diferentes tipos de eventos
7.2. Organização de recepções, reuniões de trabalho, seminários, exposições, inaugurações, conferências
7.3. Eventos de tomadas de posse, assinaturas de contratos
7.4. Organização de viagens e refeições
7.5. Procedimentos e instrumentos adequados aos diferentes tipos de eventos
 
Metodologias de Formação
- Expositiva;
- Interrogativa;
- Demonstrativa;
- Activa.
 
Critérios e Metodologias de Avaliação
Avaliação Diagnóstica: aplicada no início do curso;
No final do curso o Formando irá avaliar:
- Formador;
- Acção de Formação;
- Entidade Formadora.
 
Recursos Pedagógicos
- Manual de apoio à aprendizagem;
- Textos de apoio (exercícios práticos);
- Apresentações multimédia (PowerPoint).
 
Espaços e Equipamentos
Sala tipo "escola".
- Projector de vídeo;
- Quadro Branco.
 
Condições Gerais
  • A Key School reserva-se ao direito de não realizar as acções de formação sempre que não seja atingido o número mínimo de 6 participantes;
  • Os cursos Key School destinam-se a Clientes Particulares e Clientes Empresariais sediados em território nacional;
  • Garantia de realização da acção de formação: Se pretender desde já garantir a realização da acção de formação basta que no momento da inscrição indique nas observações que pretende essa garantia. Implica o pagamento de 6 inscrições;
  • Valores isentos de IVA.
  • Para validação da inscrição, pagamento de 30% do valor total do curso.
 
Descontos
A partir do ano 2017, será atribuído um desconto de 5% no valor total de curso, aos formandos Key School que já frequentaram formações anteriores (apenas aplicável a formações 2017).
 
Próximas ações
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
 
 
Área de formação
(SEDI) Secretariado de Direcção
Tipo de cliente
Empresa
Particular
Local
Porto
Lisboa
-
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